Factuur maken als personal trainer: wat moet erop?

Het korte antwoord: aan bedrijven moet je altijd factureren, met een vaste lijst gegevens. Aan particuliere klanten hoeft het niet. En gebruik je de KOR, dan zet je nooit btw op je factuur.

Dit artikel is informatief, geen belastingadvies. De regels komen van de Belastingdienst (stand september 2026). Twijfel je over jouw situatie, vraag het je boekhouder of de Belastingdienst.

Wanneer moet je een factuur sturen?

De factuurplicht geldt voor alles wat je levert aan andere ondernemers. Voor een personal trainer is dat bijvoorbeeld een bedrijf dat trainingen voor zijn personeel afneemt, of een klant die de sessies via zijn eigen bv betaalt.

De meeste PT-klanten zijn particulieren. Aan hen hoef je geen factuur te sturen. Een betaalbewijs of een nette factuur op verzoek is wel professioneel, en je hebt het toch nodig voor je eigen administratie.

Factureer je een bedrijf, dan moet de factuur uiterlijk op de 15e van de maand na de levering verstuurd zijn. Sessies in maart betekent: factuur uiterlijk 15 april.

Wat moet er verplicht op je factuur?

• Jouw volledige naam en die van je klant (bij een bedrijf: de bedrijfsnaam).
• Jouw adres en dat van je klant.
• Je btw-identificatienummer (begint met NL) en je KvK-nummer.
• De factuurdatum en een uniek factuurnummer uit een doorlopende reeks.
• Wat je hebt geleverd: bijvoorbeeld "10 personal training sessies van 60 minuten".
• De datum of periode waarin je de sessies gaf (of de datum van vooruitbetaling).
• Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.

Gebruik je meer dan één btw-tarief op dezelfde factuur, dan zet je de bedragen per tarief apart. Welk tarief bij personal training hoort (meestal 21%, soms 9%) lees je in ons artikel over btw voor personal trainers.

Een voorbeeldregel

Een bedrijf neemt in oktober 8 sessies van €60 exclusief btw af, tegen 21%. Op de factuur staat dan:

Met jouw en hun naam en adres, je btw-id, KvK-nummer, factuurdatum en factuurnummer erbij is de factuur compleet.

Facturen tot €100: minder gegevens

Is het totaalbedrag €100 of minder inclusief btw, bijvoorbeeld een losse sessie, dan mag je een vereenvoudigde factuur sturen met minder verplichte gegevens. De Belastingdienst noemt dat de aangepaste regels voor kleine facturen.

Factureren onder de KOR

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (onder €20.000 omzet per jaar), dan hoef je geen facturen te maken. Maak je er toch een, bijvoorbeeld omdat een klant erom vraagt, dan:

• zet je er geen btw-tarief en geen btw-bedrag op;
• vermeld je dat je vrijgesteld bent van btw op grond van de kleineondernemersregeling.

Let op: zet je onder de KOR toch btw op een factuur, dan moet je die btw alsnog afdragen.

Bewaren: 7 jaar

Je verkoopfacturen en de facturen die je zelf ontvangt, zoals studiohuur, apparatuur en software, bewaar je 7 jaar. Digitaal mag, zolang ze leesbaar blijven. Een boekhoudprogramma dat facturen nummert en bewaart scheelt je de meeste fouten uit deze lijst.