Deze checklist gaat ervan uit dat je al een geldig personal training certificaat hebt (NL-Actief, NSCA, ACE, EHFA Level 3 of vergelijkbaar). Hieronder staat de administratieve setup — van KvK-inschrijving tot je eerste factuur. Totale doorlooptijd: 1-2 weken. Totale kosten: ~€150-€250 eenmalig + ~€60-€120 per maand vast.
Stap 1 — KvK-inschrijving
- Kosten: €82,25 eenmalig
- Tijd: 30 min online + bezoek aan KvK-kantoor (~45 min)
- Wat: ga naar kvk.nl/inschrijven, vul je gegevens in, plan een afspraak. Neem mee: ID-bewijs, BSN, postadres.
- SBI-code: 9313 (Fitnesscentra) of 8551 (Sport- en recreatieonderwijs). Beide werken.
- Bedrijfsnaam: "Jouw Naam Personal Training" of een handelsnaam. Niet beschermd zonder KvK-merkdepot. Controleer eerst of de naam vrij is op kvk.nl/zoeken.
Stap 2 — BTW-nummer + KOR
- Kosten: €0
- Tijd: automatisch bij KvK-inschrijving (binnen 5 werkdagen)
- KOR (Kleineondernemersregeling): als je verwacht onder de €20.000 omzet/jaar te blijven, schrijf je in voor de KOR. Dit betekent: geen BTW factureren, geen BTW-aangifte indienen. Aanmelden via Mijn Belastingdienst Zakelijk.
- Boven €20.000? Reken 21% BTW op je facturen, dien per kwartaal aangifte in. Boekhoudsoftware doet dit automatisch.
Stap 3 — Beroepsaansprakelijkheidsverzekering
- Kosten: €25–€45 per maand
- Tijd: 20 min aanvraag online
- Verplicht? Niet wettelijk, maar de meeste verhuurders (waaronder SculptClub) en verzekeraars van klanten eisen het. Zonder verzekering ben je persoonlijk aansprakelijk bij blessures.
- Aanbieders: ZZP-pensioen.nl, Centraal Beheer Achmea, Hiscox, Schouten ZZP. Dekking minimaal €1 miljoen per gebeurtenis.
- Tip: kies een polis die ook "schade aan gehuurde ruimte" dekt — relevant als je een studio huurt.
Stap 4 — Zakelijke bankrekening
- Kosten: €0–€10 per maand
- Tijd: 15 min online
- Verplicht? Niet wettelijk, maar sterk aanbevolen. Belastingdienst-controles gaan moeizamer met privé/zakelijk gemengd op één rekening.
- Opties: Bunq Easy Bank Pro (€8,99/mnd, gratis eerste 12mnd), Knab ZZP (€0/mnd basis), ING Zakelijk (€8/mnd). Bunq + Knab zijn het meest ZZP-vriendelijk.
Stap 5 — Boekhouding
- Kosten: €0–€20 per maand
- Tijd: 1 uur setup + 15 min/week onderhoud
- Software: MoneyMonk (€11,75/mnd, ontworpen voor ZZP'ers), Bunq Business inclusief boekhouding, Tellow (€11,90/mnd). Vermijd handmatig Excel — Belastingdienst eist digitale administratie 7 jaar lang.
- Wat bijhouden: elke factuur die je verstuurt, elke bon/factuur die je betaalt (apparatuur, certificering, studio huur, reiskosten), kilometeradministratie als je naar klanten reist.
Stap 6 — Pensioen (vrijwillig maar verstandig)
- Kosten: vanaf €50 per maand
- Tijd: 30 min eenmalig
- Waarom: ZZP'ers krijgen geen werkgeverspensioen. Zonder eigen opbouw heb je later alleen AOW (~€1.500 bruto/maand voor alleenstaande in 2026). Inleg is fiscaal aftrekbaar tot een jaarlijks maximum.
- Aanbieders: Brand New Day, Bright Pensions, Aegon ZZP-pensioen. Allemaal lage kosten, mobiel beheer.
Stap 7 — Algemene Voorwaarden + Privacy
- Kosten: €0–€50 eenmalig
- Tijd: 1 uur
- Wat: algemene voorwaarden (betalingstermijn, annuleringsbeleid, no-show beleid) + AVG-privacyverklaring als je klantgegevens opslaat.
- Templates: gratis via KvK-advies of de Branchevereniging Sport en Bewegen (NL Actief).
- Tip: zet je voorwaarden op één pagina van je website + verwijs ernaar in elke factuur. Niemand leest het, maar het is juridisch nodig.
Stap 8 — Eerste factuur sturen
- Kosten: €0
- Tijd: 10 min
- Wat moet erop: je naam + adres, KvK-nummer, BTW-nummer (of "KOR van toepassing"), factuurdatum, factuurnummer (oplopend), klantgegevens, omschrijving + tarief + totaal, betaalvoorwaarden.
- Aanbeveling: betaaltermijn 14 dagen, vooruitbetaling van pakketten. Late betalers kosten je gemiddeld €30-€80 aan herinneringen + administratietijd per geval.
Stap 9 — Trainingsruimte regelen
Pas als de administratie staat: kies je werkplek. Opties uitgewerkt in de vergelijking eigen studio vs thuis vs buiten. Voor de meeste startende ZZP-PT's is uur-huur de logische keuze — lage vaste kosten, professionele uitstraling.
Bij SculptClub in Jordaan begin je per uur (€12 voor halve studio, €17 voor hele). Geen abonnement, geen commissie op jouw klanten, alle apparatuur inbegrepen.
Stap 10 — Eerste klanten werven
Volledig uitgewerkt in de freelance trainer worden gids. Korte versie: Google Mijn Bedrijf-profiel + 10 reviews van eerste klanten + Instagram-content + 2-3 fysio-verwijzingsrelaties = doorgaans 8-15 nieuwe leads/maand binnen 6 maanden.
Samenvatting kosten
- Eenmalig: ~€150-€250 (KvK + eventuele setup-kosten)
- Maandelijks vast: ~€60-€120 (verzekering + bank + boekhouding + pensioen)
- Variabel per sessie: studio huur €12-€24, administratietijd
Vergelijk dit met loondienst bij een ketensportschool (~€2.500-€3.500 bruto/mnd): als ZZP'er heb je 8-12 betaalde sessies/week nodig om hetzelfde netto-inkomen te halen. Boven dat punt verdien je significant meer.